Esta caja de herramientas es
el resultado y reflexión de un proceso específico de codiseño
de políticas con la Secretaría de Cultura de Jalisco (México) a través del programa Innovación para la Cultura que se llevó a cabo a lo largo de 2020 y 2021. El objetivo principal fue sentar las bases así como definir y dar forma a nuevas recomendaciones de política cultural utilizando un enfoque de codiseño.
En esta caja de herramientas traducimos la teoría a la práctica mediante ejemplos muy específicos derivados de la experiencia práctica con el uso de este enfoque general.
Se incluyen puntos clave y conocimientos del programa a lo largo de esta caja de herramientas con el fin de ilustrar las perspectivas y materiales en la práctica, así como para demostrar el “desorden” y ‘desenfoque’ inherente a este tipo de procesos. Esto ayudará a dar confianza a los lectores cuando las cosas no marchen como se planearon o cuando las herramientas deban ser adaptadas a las restricciones. Al llevarse a cabo este proyecto durante la pandemia de COVID-19, todas las actividades se realizaron de forma virtual y remota.
Al igual que muchos otros enfoques de diseño, el codiseño de políticas no es sencillo. Si bien contábamos con un proceso general y un marco para Innovación para la Cultura, sabíamos que podría haber necesidad de adaptarlos a lo largo del camino. A partir de nuestro primer taller, establecimos expectativas con los actores interesados desde el inicio, por lo que hablamos explícitamente sobre cómo este proceso podría hacer sentir a la gente. Les invitamos a aceptar cierto grado de incertidumbre al mismo tiempo que proporcionamos a los participantes una visualización del recorrido general y de la ambición compartida.
Al incluir una línea ondulada en nuestro mapa de ruta compartida, reiteramos a los participantes que la agilidad, la flexibilidad y el trabajo iterativo eran valores fundamentales del proyecto.
“Este es el primer proyecto o programa de este tipo, por lo que hay que estar preparados para tener una mente abierta y adoptar un enfoque flexible y experimental. Habrá momentos en los que el proceso sea un tanto confuso o en los que pueda transitarse con menos seguridad. Esto es muy normal y necesario recordar que estamos trabajando con personas de todos los orígenes, culturas e industrias en un nuevo entorno digital y articulando un nuevo proceso. ¡Eso es mucha diversidad y novedad! Prevemos que algunas cosas no funcionen y tengamos que adaptarnos juntos. Esperamos que todos seamos comprensivos y adoptemos un espíritu pionero.
Nos gustaría que se perciba como un espacio cómodo y seguro donde todos puedan contribuir. En el proceso, si tienen alguna pregunta o duda, nuestra querida Fabiola está aquí para apoyar”.
-En la conversación de arranque con los participantes, incluir una diapositiva que explique ‘Cómo se podrían sentir’ y mostrar algunos valores compartidos.
-A lo largo del proceso, nos dimos cuenta de que algunos participantes se
sentían menos cómodos con la incertidumbre que otros, por lo que necesitaban conversaciones personales con nuestro enlace de programa o con la coordinadora de Equidad, Diversidad e Inclusión (EDI) del proyecto. Es buena idea anticipar estos casos.
Codiseñador de políticas, Innovación para la Cultura
Innovación para la Cultura se desarrolló de manera totalmente virtual, por lo que tuvimos que ser creativos en cuanto a la creación de un entorno seguro, cálido y hospitalario. Adoptamos muchas de las mentalidades mencionadas en las diapositivas 17-18 en el diseño de nuestro espacio de trabajo colaborativo en Miro, que se convirtieron en valores compartidos que utilizamos durante todo el programa. Ver las caras de las personas en el tablero de Miro ayudó a que todo se sintiera más personal. Al dividirnos en salas de grupos en Zoom, también nos dividimos en mesas separadas en Miro, con fotos de perfil y etiquetas con nombres para cada asiento. Agregamos algunas plantas, que también hicieron que el ambiente se sintiera más distendido. Si bien estas pequeñas cosas toman más tiempo y esfuerzo, al final valen la pena. Los participantes dijeron que esto agregó mucho en cuanto a hacerlos sentir más bienvenidos.
Las fotos de perfil en el tablero de Miro ayudaron a que el espacio virtual se sintiera más personal y acogedor
- El hecho de que las sesiones sean virtuales no significa que no se pueda tener espacios que se sientan cálidos y amigables. Diseña los espacios en Miro y Zoom (o cualquier herramienta de video y tablero digital que utilice) con la claridad y la hospitalidad en mente.
- Recuerda que es posible que no todos los participantes se sientan cómodos utilizando las herramientas digitales o que no puedan utilizarlas. Hay que entender sus necesidades de antemano, diseñar actividades de calentamiento para familiarizarse con las herramientas antes del inicio de las sesiones, y seguir brindando apoyo en todo momento.
Participante, Innovación para la Cultura
Nuestro grupo de participantes incluía a personas con discapacidad. Contábamos con una coordinadora responsable de Equidad, Diversidad e Inclusión (EDI) en el equipo que nos hacía reflexionar constantemente sobre cómo hacer que nuestros procesos y actividades fueran accesibles para todos. También trabajamos con un comité directivo externo a lo largo del proceso. Todas las actividades se diseñaron con un enfoque de EDI en mente y se asignó un presupuesto al tema desde el inicio.
Contábamos con transcripción en vivo para cada sesión. También tratamos de contar con descripción de audio en la medida de lo posible.
- ¿Qué imágenes estás mostrando? ¿Manifiestan diversidad?
- ¿Qué idioma estás usando? ¿Refleja cómo se auto perciben las personas (por ejemplo, con los pronombres) y fomenta la equidad y la inclusión?
- ¿Qué es lo que compartes? ¿Es accesible el formato?
- ¿Qué tan creativo puedes ser en el trabajo de campo?Crea oportunidades para la diversidad y la inclusión de quienes participan y de los formatos de los resultados.
- Explica qué se tiene planeado y cómo funcionará.
- Planea tiempo para descansos.
- Proporciona información con anticipación a los participantes y proveedores de acceso.
Participante, Innovación para la Cultura
Nuestro recorrido general se enmarca en 5 pasos principales: comprender, comprometerse, explorar problemas y oportunidades, validar y priorizar y recomendar políticas. Estas etapas eran bastante flexibles y con frecuencia había superposición entre ellas. Algunas actividades incluso continuaron a lo largo de todas las etapas, como las entrevistas individuales.
Si bien algunas líneas eran borrosas y algunas actividades fueron continuas a lo largo del proceso, el tener una ruta general compartida que mantenía a todos en el camino fue de gran ayuda. A pesar de que los pasos principales a veces parecían demasiado simples, la ruta ayudó a mantenernos a todos en la misma página y demostró ser una herramienta esencial de sentido común cuando las cosas se volvían demasiado complejas.
- No se trata de solo cortar y pegar modelos de proceso; piensa de forma crítica y adapta los pasos y actividades que le ayuden a cumplir con sus objetivos.
- Las líneas rectas son engañosas pero sencillas. Las líneas onduladas comunican la realidad del proceso. ¡No tengas miedo de usar ambas!
- A veces ayuda pensar y comunicarse en términos de un “viaje” o recorrido en lugar de un “proceso”, pues un viaje se siente más orgánico y humano. Hace énfasis en un sentimiento de unión y exploración conjunta.
Codiseñador, Innovación para la Cultura
Los roles y las responsabilidades se definieron al principio del proyecto de Innovación para la Cultura, pero se fueron haciendo más fluidos a lo largo de su desarrollo. Esto a veces fue positivo y otras negativo. Por el lado positivo, nos permitió ser flexibles y adaptativos. En otros casos, dio lugar a cierta confusión y a una extensión del alcance. Las reuniones semanales de equipos nos ayudaron a mantenernos alineados en cuanto a quién estaba haciendo qué, pero aun así a veces nos topábamos con todas las complejidades del proyecto sin poder actuar rápidamente. Ser abiertos y comprensivos unos con otros fue crucial para que las cosas volvieran a su lugar y pudieran avanzar.
- Organiza a tus grupos de interés en “centrales” y “periféricos”. No todo el mundo necesita estar involucrado en cada decisión o reunión. Reúnete regularmente con un equipo central más pequeño.
- Los proyectos de participación fluyen constantemente y varios actores pueden tomar el liderazgo en diferentes etapas. Identifícalas y comunícalas repetidamente durante las transiciones.
Codiseñador, Innovación para la Cultura
Utilizamos una mezcla de encuestas y entrevistas personales para obtener retroalimentación después de cada sesión. También asignamos roles de ‘observador’ para cada sesión y les pedimos tomar notas en un formato simple y estructurado. Intentamos que las encuestas fueran lo más ligeras posible para no agobiar a los participantes y asegurarnos de poder integrar rápidamente sus comentarios
en la planeación de futuras sesiones y actividades. Teníamos especial interés en conocer las experiencias de las personas con necesidades de accesibilidad y las consultamos a menudo para asegurarnos de que se sintieran cómodas y apoyadas. Si bien las encuestas son más eficientes, las conversaciones personales son más directas y constructivas.
- Procura que las actividades de evaluación sean ligeras y estructuradas.
- Considera la posibilidad de utilizar una mezcla de encuestas y entrevistas individuales a lo largo del proceso.
- Define algunos indicadores constantes, tanto cualitativos como cuantitativos, que puedas “rastrear” a lo largo del tiempo.
- Asigna “observadores” durante las sesiones y proporcióneles un formato de toma de notas sencillo y estructurado.
Codiseñador, Innovación para la Cultura
El codiseño de políticas nunca comienza con un tablero en blanco. En el caso de Innovación para la Cultura, comenzamos por conocer la historia de la elaboración de políticas culturales en Jalisco e identificamos a quienes participan actualmente en el sector cultural. Utilizamos las entrevistas con expertos y la investigación documental como métodos de trabajo. Después creamos un Mapa de actores relevantes y un Cronograma de la política, para comunicar los resultados en un informe escrito. Todas son herramientas muy
utilizadas y cuyo uso no requiere mucha capacitación, pero sí requieren un debate para asegurarse de que las numerosas y distintas perspectivas de las partes interesadas en el proyecto estén presentes en los resultados. Es inevitable que se presenten nuevas perspectivas y actores a medida que se desarrolla el codiseño de la política. Por ello, seguimos entrevistando a la gente a medida que se desarrollaban las siguientes etapas, y actualizamos un informe descriptivo utilizado por el equipo a medida que avanzábamos.
Imagen: Los mapas de actores creados por Aura para Innovación para la Cultura adaptaron la herramienta utilizando clasificaciones con codificación de color y de los actores relevantes específicos del paisaje cultural en Jalisco.
Imagen: Los mapas se compartieron en las entrevistas con los actores para probar y obtener comentarios sobre si representaban suficientemente el panorama del sector y las personas clave implicadas.
El cronograma interactivo de la política se creó en un tablero digital que permitía su mejora continua. En las entrevistas con expertos, este tipo de herramienta vuelve a ser útil para desarrollar y fomentar la comprensión.
Las personas involucradas en el codiseño de políticas marcan toda la diferencia. Invitar y seleccionar personas requiere mucha atención y rara vez es un proceso sencillo. Para comprender cómo podríamos lograr nuestros objetivos para disponer de una gran diversidad de Perspectivas Únicas y ser lo más inclusivos posible, creamos un Plan de Participación y estudiamos cuidadosamente nuestro enfoque para incentivar y retener a los participantes. Ofrecer un pago razonable por el tiempo invertido fue fundamental para esto. Para los 25 lugares del grupo de trabajo
(similares a los Grupos Consultores Ciudadanos) recibimos diez veces más solicitudes. Para ello fue necesario realizar una campaña amplia así como impulsar a las personas de grupos que rara vez se presentan por su cuenta. Una vez seleccionados, nos esforzamos en crear una comunidad dedicando tiempo de calidad a conversar en las sesiones (en línea). También gestionamos con cuidado las expectativas sobre los resultados del programa con la intención de construir confianza atendiendo la idea de que sus esfuerzos no serían en vano.
Una de las posibilidades que buscábamos estaba relacionada con la diversidad de ubicación. La mayoría de las personas del sector cultural viven en la capital, por lo que tuvimos que poner un esfuerzo extra en invitar a los participantes de otros lugares para que se postularan.
Imagen: La interacción más directa con y entre los participantes fue a través del Diálogo de Grupo. Debido a las restricciones por COVID-19, nos vimos obligados a realizar estas sesiones en línea, utilizando videoconferencias combinadas con un tablero virtual que fue diseñado para ser parecido a un evento presencial en mesas.
Imagen: En cada sesión se incluyeron observadores que
tomaron notas sobre la participación, interacciones y facilitación del Diálogo de Grupo. Esto nos permitió evaluar y mejorar sistemáticamente nuestros indicadores clave de desempeño (KPI).
Imagen: Combinamos una actividad de Miedos y Esperanzas con Indagación Apreciativa. En esencia, estas actividades son muy similares, ya que invitan a las comunidades y a sus redes de contactos a crear una visión de futuro a partir de los temores y preocupaciones de los demás. Invitamos a todos los participantes a crear lienzos “miedos y esperanzas”. Se hicieron declaraciones relacionadas con cada una de ellas y se recopilaron datos cualitativos y cuantitativos a modo de ilustración y evidencia. Después les pedimos que invitaran a otros de su red para que se sumaran a los lienzos.
Imagen: A partir del análisis de las contribuciones de Miedos y Esperanzas, creamos el contenido de un Fanzine Internacional de Arte y Cultura, con Titulares Futuros que sitúan los periódicos ficticios en marzo de 2024, 3 años después del momento actual. Al agrupar las esperanzas y los miedos de los participantes y de sus compañeros, surgieron tres temas, cada uno de los cuales contenía entre 4 y 5 titulares que reflejaban los objetivos del sector que se habían logrado en 2024. Esto se compartió con los participantes como una sección de conversación para obtener más información sobre sus aspiraciones para el sector cultural de Jalisco.
Imágenes: El mapeo deliberativo es un método versátil que se utilizó en repetidas ocasiones, tanto conversaciones de grupo con los participantes así como en sesiones de análisis con los facilitadores de las sesiones para crear ideas.
Recopilamos muchos temas sobre políticas en la etapa anterior y nos enfrentamos a muy diversas áreas temáticas susceptibles de abordar. Sabíamos que no teníamos tiempo para detallar cada área de política y recomendación, por lo que tuvimos que crear un enfoque. Priorizar siempre es complicado y la respuesta a la pregunta “¿Quién va a decidir?” nunca es fácil. Organizamos múltiples actividades para saber qué recomendaciones deberían recibir más atención en el futuro y a cuáles se les podría prestar menos atención por ahora. En un taller creativo nos dividimos en grupos después de una ronda de votación por puntos sobre los “titulares del futuro” para ver dónde estaban las prioridades de los participantes. Discutimos con más profundidad los titulares elegidos para concretar posibles acciones hacia tales objetivos. A partir de estas discusiones, creamos un conjunto de objetivos y acciones por tema y elaboramos una encuesta comunitaria para validar nuestro trabajo y descubrir vacíos en el conocimiento.
Examinaremos todos los objetivos de las políticas en todos los temas para ver cuáles son los más importantes para usted. Seleccione 1-3 objetivos principales en los que cree que el gobierno y el sector cultural deberían centrarse más en los próximos años. 123 de 123 personas respondieron a esta pregunta (con opción múltiple)
Imágenes: Utilizamos Typeform y VideoAsk para realizar nuestra encuesta comunitaria. Implementamos la estrategia de compartir el enlace de la encuesta con el mayor número de personas posible, mediante correos electrónicos directos, redes sociales y otros medios.
Es difícil definir exactamente dónde comienza y termina esta etapa. En Innovación para la Cultura, hubo algunas iteraciones de lo que se convirtió en las recomendaciones “finales”. Utilizamos la herramienta “El Gobierno como Sistema”, desarrollada por Policy Lab, para pasar de los objetivos y acciones generales elaborados con los participantes a recomendaciones más precisas y delimitadas. Esto nos ayudó a considerar las diferentes formas de acción de las que disponen los gobiernos, desde los poderes de control que solemos relacionar con
las diferentes formas de influencia, como el establecimiento de la agenda y el escrutinio. Una vez que estuvimos satisfechos con el nivel de granularidad, creamos un borrador de las recomendaciones de política para la retroalimentación final de nuestro grupo participante. Debatimos esta información en un Taller Creativo y organizamos un panel de expertos, inspirado en el enfoque de la Asamblea Ciudadana, para fomentar un mayor debate crítico de nuestras recomendaciones redactadas.
Imagen: Discutir en línea las primeras propuestas de recomendaciones políticas mediante Zoom, un documento en pantalla compartida y un chat durante un taller en línea.
